Estructura organizacional

Estructura Organizacional de los Centros

Fortalezas:

? Por la estructura tan marcada de línea que posee el SENA, las responsabilidades de los Centros están claramente definidas y las jerarquías delimitadas.

? La estructura de la organización de los Centros es simple y sus relaciones lineales y funcionales con las Direcciones Regionales y General son claras.

? Las delegaciones Administrativas que se han hecho a través de las Zonas o Grupos Administrativos han sido positivas en cuanto a la agilización de algunos procesos.

Debilidades:

? Estructura de línea muy vertical con dependencia total de la Dirección Regional en materia de atribuciones docentes, administrativas y financieras. Las Direcciones Regionales son Direcciones Generales geográficas a veces más grandes que la propia Dirección General (Dirección Regional Bogotá - Cundinamarca).

? Las delegaciones que se han hecho a las Zonas o Grupos Administrativos (Paloquemao y el Sur) son de carácter logístico, mas no fundamental. Los directivos de dichas Zonas son parte de la Dirección Regional que, a través de ellas, se ha ?acercado? a los Centros para agilizar los procesos administrtivos, pero no para delegar nuevas atribuciones a los Centros.

? Las actividades sui-generis de los Centros de Atención Integral se han asignado a la Subdirección del Sector Primario y Extractivo en las Regionales donde existe esta subdirección, lo que le ha venido restando importancia a la formación integral de sectores como la agricultura y la minería.

1.1.2. Estructura Administrativa y Docente

Fortalezas:

? La centralización de las decisiones administrativas en las Direcciones Regional y General favorece el control global de la unidad técnica y de las políticas administrativas y el casi total de las adquisiciones de materiales de formación y de los elementos devolutivos (maquinaria y equipo) para efectos de aprovechar la economía de escala.

? La delegación de la selección de los alumnos de los cursos de complementación y habilitación permite que la programación de estos cursos sea ágil y abundante.

? La infraestructura física de los Centros es, en general, suficientemente amplia, no sólo para las necesidades actuales, sino para un crecimiento de la demanda.

Debilidades:

? Las decisiones en materia Docente y Administrativa que no están descentralizadas son excesivamente demoradas por los procesos que requiere una estructura completamente centralizada en la Dirección Regional , la cual a su vez ha venido actuando con atribuciones también bastante limitadas en los aspectos Administrativos. La capacidad de decisión de los Centros en esta materia era casi inexistente.

? Existe una desmotivación generalizada del personal directivo y docente de los Centros por los bajos salarios, fenómeno que los lleva a una actitud de mínimo esfuerzo y, en el caso de los instructores, a la búsqueda de ingresos externos, viáticos, y horas extras. Una de las formas utilizadas es la de sobreestimar la importancia de las asesorías y los cursos cortos en las Empresas.

? Estas situaciones le han otorgado a los Jefes de los Centros un bajo perfil en el que se ha tenido en cuenta más la experiencia y la antigüedad en el área docente (específica ó no) que las capacidades administrativas y de liderazgo. Esta situación ha sido propiciada, naturalmente, por la Dirección Regional que espera de los Jefes de Centro un cumplimiento de metas en materia de número de cursos y de número de alumnos capacitados, pero no una participación real y dinámica ni en los contenidos docentes, ni en la administración de sus Centros. Una manifestación específica de esta situación es la rotación e interinidad que se observa en muchos de los Centros.

1.1.3. Estructura Financiera y de Planeación

Fortalezas:

? Existe una cultura de presupuestación (más que de Planeación) en los Centros, pues este instrumento viene aplicándose ya hace varios años. Esta cultura funciona también para el control de la ejecución.

? La disciplina de los Centros en materia de presupuesto ha permitido que las adquisiciones de materiales y equipos se hagan con algunas ventajas por economía de escala y unificación de marcas.

? La creación de las Zonas Administrativas en Paloquemao y el Sur, ha permitido agilizar el trámite de adquisiciones, aunque básicamente en lo que refiere a materiales de formación, elementos administrativos y de caja menor.

Debilidades:

1.2. SITUACION ACTUAL DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL ?SENA?

Se ha invertido el orden del análisis. Hemos partido de la situación actual de los Centros hacia la de las Direcciones Regionales y General, pues considero que con este ?Feed-Back? pueden visualizarse mejor los puntos fuertes y los débiles de la organización supraoperativa del SENA en relación con la organización operacional o ?del negocio? que es la que ejecutan los Centros de Formación. En este punto debemos aclarar que las fortalezas que incluiremos a continuación son de carácter teórico o parcial, pues en realidad no hemos encontrado unas verdaderas fortalezas a la estructura actual del SENA en el campo supraoperativo.

1.2.1. Estructura Organizacional del SENA

Fortalezas (Teóricas):

? Su marcada centralización le permite a los Directivos Regionales mantener un control docente, administrativo y financiero de los Centros y así garantizar el cumplimiento de las políticas trazadas.

? La especialización de las Subdirecciones tanto a nivel general como regional, le permite a esos estamentos obtener toda la información que deseen sobre las actividades de los Centros.

? Las subdirecciones Administrativa y Financiera, al no poseer funciones en materia de recursos humanos (que están asignadas a la Secretaría General o Regionales), pueden tener una disponibilidad adecuada para el manejo de los recaudos de la entidad que, de por sí, constituyen todo un sistema de captación y redistribución de recursos.

? La estructura ampliamente centralizada le permite a la Subdirección General de Planeación solicitar y obtener gran cantidad de información sobre la actividad operativa de la entidad ya sea en forma directa o a través de las Subdirecciones Regionales.

Debilidades:

? La estructura organizativa de las Regionales grandes es una copia de la estructura de la Dirección General , lo cual ha creado en la práctica, unas ?Direcciones Generales Regionales? que duplican muchas de las funciones de la Dirección General y generan alguno de estos dos problemas (o ambos):

a) Las Regionales establecen sus propias políticas o normas para los Centros a su cargo, las cuales pueden estar eventualmente en contraposición con las de la Dirección General , yio con la unidad técnica.

b) Las Regionales son unas simples intermediarias en la transmisión de las políticas y normas de la Dirección General hacia los Centros.

? La estructura organizativa de las Regionales pequeñas y aún las Seccionales tienen también un esquema similar a la Dirección General en menor escala. Pueden catalogarse de ?Direcciones Generales pequeñas?.

? Las Regionales controlan a los Centros el cumplimiento de las políticas y normas y la Dirección General se las controla a su vez a las Regionales o directamente a los Centros (Duplicación del Control).

? El flujo de información de los Centros hacia las Regionales y de éstas hacia la Dirección General y viceversa, generan un alto grado de lentitud en la solución de las acciones Administrativas de los Centros. En muchos casos la información no alcanza a llegar a la Dirección General lo que produce la ?congelación? de las acciones.

? Las estructuras centralizadas y duplicadas como la del SENA tienden a generar excesivos e innecesarios requerimientos de información y a duplicar su flujo. Por sus mismas características de abundancia y minuciosidad esta información a veces no alcanza a ser procesada o, de serlo, consume una gran cantidad de energías en el control operativo.

? Las Zonas o Grupos Administrativos con mayores atribuciones ubicadas en Centros agrupados, aunque resuelven con mayor rapidez algunos trámites, en otros casos se constituyen en un eslabón más dentro del flujo de información para la solución de las acciones administrativas.

? La existencia de un Centro para cada subsector (y a veces para especialidades) ha hecho proliferar el número de Centros aunque muchas veces estén unidos geográficamente. Esta situación ha colaborado a justificar el gigantismo de las Direcciones Regionales y a complicar (y duplicar) los controles.

1.2.2. Estructura Administrativa y Docente

Fortalezas (Teóricas)

? Existen los mecanismos para ejercer el control administrativo (personal, compras, servicios) y docente (estandarización y modularidad de programas docentes, selección de aspirantes y de Instructores, etc.).

? Existe una relativa unidad de criterio en la selección de los alumnos de cursos largos (aprendizaje y promoción) pues ella se ha centralizado en las Direcciones Regionales.

? Algunos de los ?servicios? centralizados (selección de personal, concursos, selección de alumnos, licitaciones, construcciones) le liberan tiempo y energía a los Centros para concentrarse en su labor docente.

Debilidades:

? La estructura muy centralizada de la Dirección General y de las Regionales se refleja en una congestión de decisiones de tipo administrativo operativo y docente que consumen la mayor parte de las energías de la organización en detrimento de sus funciones de fijar y controlar las políticas y las normas de la institución.

? La superestructura de formación sectorial de las Regionales no se traduce en acciones permanentes de adecuación docente, ni de capacitación dirigida de instructores para atender los cambios de la demanda de capacitación, pues el contacto de ellas con el medio externo, que podría ser una de las justificaciones de esa superestructura, no es ejercido en forma directa, sino a través de los Comités de Centro de los que las Regionales simplemente forman parte, a veces en forma poco activa.

? Los Centros deben consumir una parte apreciable de su tiempo en la preparación de información general y estadística, a veces innecesaria o duplicada, con destino no sólo a las Regionales, sino en muchos casos a la Dirección General.

? Gran parte del tiempo de estas Direcciones se consume también en el análisis y evaluación de esta información en detrimento de sus funciones de Planeación, diseño de políticas y su control.

1.2.3. Estructura Financiera y de Planeación

Fortalezas

? La organización financiera, en lo que se refiere a recaudos de aportes, está bien concebida pues permite una acción especializada de las Regionales hacia las Empresas aportantes y un control global por parte de la Dirección General.

? Las funciones de dirección, coordinación y manejo de los recursos financieros y físicos en las Subdirecciones Administrativas y Financieras General y Regionales están bien asignadas, teniendo en cuenta el alto grado de centralización de las decisiones que ha venido teniendo la Entidad en materia de utilización de los recursos.

? Esta estructura ha permitido las economías de escala y alguna estandarización de marcas y servicios de mantenimiento.

? La Planeación propiamente dicha, se ejerce prospectivamente en la Subdirección General respectiva y sus funciones están adecuadamente concebidas.

Debilidades:

? No se ejerce una verdadera Planeación estratégica regional y menos prospectiva pues todas las acciones en ese sentido tienen que estar coordinadas con los planes generales de la Institución. Los planes quinquenales solicitados a los Centros a través de las Regionales, no constituyen documentos oficiales de planeación de los Centros.

? Los organismos de Planeación Regional tampoco están realizando en la práctica una planeación estratégica o prospectiva a nivel de cada uno de los Centros de la Regional para orientarlos en los programas de formación y uso de recursos que les permita una evolución eficiente.

? Su labor de apoyo a los Centros en este sentido está orientado más que todo a asesorarlos en la presentación de los presupuestos y a coordinar los programas de sistematización e informática interna.

? Las labores aisladas de planeación regional se reducen a realizar algunas investigaciones y encuestas sectoriales y regionales que en muchos casos son parte de estudios ordenados por la Dirección General. La mayoría de la información es solicitada directamente a los Centros.

Dirección
Artículo 4” El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA será dirigido por:
El Consejo Nacional, y